Estás a cargo del evento empresarial de tu empresa y tienes dudas de su organización? Acá unos aspectos clave para tener en cuenta.
- lo primordial atener en cuenta en un evento empresarial, es tener muy claro desde el principio, que no importa si es un lanzamiento de un nuevo producto, una capacitación de personal o un evento netamente corporativo o junta de socios, siempre va a ser un evento comercial, las empresas no solamente se venden hacia fuera, siempre se tiene que tener en cuenta a los socios o dueños de la empresa, a su personal, al equipo directivo, a sus empleados y los socios comerciales como parte interna, pero fundamental y ellos deben ser los primeros clientes a atender desde el punto de vista comercial y publicitario. No olvide asegurarse de poner en el evento la publicidad más reciente, poner un logo o una imagen corporativa que ya se actualizó o por accidente un banner o rompe tráfico de la campaña pasada es un error que muchos verán.
- Para lograr el impacto que se busca en un evento empresarial, siempre es bueno buscar asesoría, nosotros somos excelentes profesionales dentro de la empresa, pero siempre debemos tener la humildad de reconocer que los eventos no son la especialidad para la cual no se esta preparado, para esto existen empresas y personal capacitado.
- La selección del lugar debe ser estratégica, busque un lugar de muy fácil acceso, en una ruta conocida, verifique la cantidad de parqueaderos disponibles para su evento, suele ocurrir principalmente en hoteles, donde se prestan otros servicios a huéspedes, que ocupan todos o la mayoría de sus parqueaderos, el dia del evento y los invitados son remitidos a otras zonas habilitadas a ultima hora, ¡empezamos mal¡ será el comentario de los asistentes, el organizador siempre va a hacer la visita de campo en un dia entre semana, las instalaciones de estos lugares están vacias, aseadas, y con todos los parqueaderos vacios, pero no ocurre asi el fin de semana o días feriados y si su evento se cruza será caótico.
- La puesta en escena es vital, recuerde siempre que un evento, es un espectáculo, en donde el protagonista es el nuevo producto, el nuevo plan de negocios, la reactivación de un proyecto, por esto debe ser presentado como una estrella de Hollywood, la imagen corporativa debe estar desde la entrada, hasta en los baños, estos detalles siempre le dan a los clientes o corporativos la imagen cerebral de la importancia o relevancia del nuevo producto, para esto debemos tener suficiente material publicitario en muchas presentaciones.
- Procure que las presentaciones sean amenas y agiles, la atención e interés de las personas, están limitadas en el tiempo, luego de cierto tiempo, aunque el tema sea interesante y sea expuesto magistralmente, el auditorio se cansa y requiere un respiro, habilite un espacio donde tomar un café, saludar, conocer a otros asistentes, esto abrirá mejores oportunidades.
- Verifique siempre que todas las ayudas audiovisuales funcionan y que el personal logístico tiene todo el material, el conocimiento y que comprenden los objetivo, siempre es necesario tener una reunión previa y dejar todo claro y preferiblemente escrito, no deje cosas al azar o crea que todos entienden, asegure de cada detalle.
- Cierre siempre con algo espectacular, si el presupuesto lo permite, no olvide dejar un recuerdo en la retina, en el oído y en el paladar de los asistentes, esto dejara un sello inolvidable y facilitara las posibilidades de cerrar negocios a futuro.
